Чем регламентируется деятельность работников сферы делопроизводства? Что означает «рационально организовать рабочее место и оборудовать его в соответствии с гигиеническими нормами»? Какой оптимальный режим труда и отдыха установить для работников-делопроизводителей?

Кто такие «делопроизводители», и какими документами регламентируется их деятельность?

Как часто работник задумывается над тем, почему его рабочее место имеет такой, а не иной вид? Почему оно оборудовано именно таким оборудованием, а не иным? Как правило, организация рабочего места работников, на первый взгляд, не может влечь каких-либо осложнений для работодателей. Но ведь от правильной организации рабочих мест зависит продуктивность труда, здоровье, коммуникабельность и мобильность работников, задействованных при выполнении трудовых функций. Итак, рассмотрим общие подходы к организации труда на примере работников, выполняющих работы по делопроизводству.

В настоящее время для надлежащей организации рабочих мест следует использовать Межотраслевые нормы времени работников, выполняющих работы по делопроизводству (далее - Нормы времени), разработанные во исполнение распоряжения Кабинета Министров Украины «Об утверждении мер по реализации Концепции дальнейшего реформирования оплаты труда в Украине, одобренной Указом Президента Украины от 25 декабря 2000 года № 1375» от 23 апреля 2001 года № 152-р.

Нормы времени предназначены для нормирования труда работников в сфере делопроизводства, а также определения численности работников, обеспечивающих эту работу. Например, среди работников, которых можно считать делопроизводителями, следует выделить таких, как:

• «Ассистент референта» (код КП 4115);
• «Оператор копировальных и множительных машин» (код КП 4112);
• «Секретарь-машинистка» (код КП 4115);
• «Архивариус» (код КП 4141);
• «Делопроизводитель» (код КП 4144);
• «Организатор делопроизводства (виды экономической деятельности)» (код КП 3435.2);
• «Документовед» (код КП 2432.1);
• «Организатор делопроизводства (государственные учреждения)» (КП 3435.1);
• «Организатор делопроизводства (система судопроизводства)» (код КП 3435.3);
• «Референт» (код КП 3436.1) и т. д.

Следует отметить, что Нормы времени можно использовать также и в органах государственной исполнительной власти, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятие) любой формы собственности и подчинения.

Нормы времени состоят из общей части, организации труда и нормативной части.

Организация труда содержит общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству, оснащения рабочих мест работников сферы делопроизводства, примеры организации труда некоторых работников сферы делопроизводства.

Деятельность работников, занятых работами по делопроизводству, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Разделом 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины , и Справочника типовых профессионально-квалификационных характеристик должностей государственных служащих, утвержденного приказом Нацгосслужбы Украины .

Основной задачей работников сферы делопроизводства является работа с документами и другой информацией с использованием организационной и вычислительной техники, обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее регистрация и доставка по назначению, хранение, передача в архив и т. д.

К плановым работам принадлежат регистрация документов, обработка информации, ее анализ, систематизация, накопление и хранение.

Общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству:

• рациональная организация рабочих мест;
• своевременное получение работниками информации, консультаций, инструктажа;
• соблюдение рационального режима труда и отдыха;
• обеспечение установленных санитарных норм.

В последние годы основными средствами подготовки текстовых документов является персональный компьютер (ПК).

Требования к условиям труда

Основные факторы:

• планирование помещений;
• освещение помещений и рабочих мест;
• микроклимат;
• цвет помещений;
• режим труда и отдыха.

Рабочие места работников сферы делопроизводства должны быть удобными и оборудованными в соответствии с гигиеническими нормами: их оснащают одно- или двухтумбовыми столами для удобного размещения на них оргтехники и предметов труда, а в ящиках столов - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей, лотков для бумаги, малой оргтехники и т. д.

Расстояние между глазами работника и экраном ПК должно быть не менее, чем полторы длины диагонали используемого монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, а клавиатуру - на расстоянии около 40 см от туловища. Запястья должны лежать на одном уровне с предплечьем. Экран дисплея должен располагаться так, чтобы солнечный луч и свет ламп не отражались от него и не ослепляли работника. В идеале уровень яркости экрана должен соответствовать яркости света в помещении, чего можно добиться, регулируя монитор.

Чрезвычайно отрицательно на глаза влияет мигание экрана монитора. Минимальная частота обновления экрана, согласно требованиям эргономики, должна составлять не менее 75 Гц.

Служебные помещения должны быть прямоугольной или квадратной формы. Наиболее рациональным является помещение прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина помещения должна быть не менее 2,5 м, а высота - 3,25 м.

Особое значение имеет освещение рабочего места. Если на рабочем месте есть местное освещение, рекомендуется применить поворотные, передвижные лампы. Мягкий свет, который не слепит глаза, должен поступать на поверхность рабочего стола слева. Недопустимо применять лишь местное освещение, поскольку это приводит к неминуемой адаптации зрения.

• в случае люминесцентного освещения - 300 люкс;
• в случае освещения лампами накаливания - 150 люкс.

Нормальный уровень насыщения помещений светом при коэффициентах отражения поверхностей: пола - 25%, потолка - 70%, мебели и оборудования - не менее 35%. Защитой от прямого солнечного луча может служить солнцезащитный козырек, жалюзи, шторы.

Эффективность освещения в служебных помещениях повышается в случае рационального окрашивания стен, потолков. На эффективность труда существенно влияет цвет помещения. Наиболее благоприятными цветами являются белый, зелено-голубой, желто-зеленый, светло-зеленый, бежевый, светло-бежевый, светло-желтый, светло-голубой. Эти цвета не только успокаивающе действуют на нервную систему человека, но и значительно улучшают освещенность в помещениях.

Для лучшего рассеивания и отражения света рекомендуется потолок красить в белый цвет, он отражает до 90% светового потока. Стены должны меньше отражать свет и быть чуть темнее, чем потолок. Если окна в помещении выходят на солнечную сторону, то стены лучше окрасить в прохладные тона: голубой, зеленоватый, салатный. Для помещений с окнами, ориентированными на север, северо-запад, северо-восток, больше подходят цвета теплой гаммы: желтоватый, светло-оранжевый, песочный.

Пол, независимо от материала, из которого он сделан, должен иметь более темный цвет, чем стены.

Здоровье и работоспособность человека зависят также от факторов окружающей среды, в первую очередь - от поддерживания нормальной температуры и влажности воздуха.

• температура воздуха: в холодный период года (ниже +10 °С) - температура в помещении в пределах от 20 до 22 °С; в теплый период года (выше +10 °С) - 20–25 °С;
• относительная влажность воздуха - 30–60%;
• скорость движения воздуха: в холодный период года - не более 0,2 м/с; в теплый период года - 0,2–0,5 м/с;
• атмосферное давление - от 84 до 107 кПа (630–800 мм рт. ст.);
• максимальная запыленность воздуха в помещениях при размере частей не более 3 мкм - 0,75 мг/куб. м.

Озеленение помещений, являющееся декоративным элементом интерьера, улучшает состав воздуха, уменьшает нервно-психическую и зрительную утомляемость. Это особенно важно для условий умственного труда.

Проектируя рабочие места исполнителей, нужно предусмотреть комплексное оснащение этих мест необходимыми средствами труда. Оснащение рабочих мест исполнителей техническими средствами, как правило, предусматривается во время проектирования административных зданий и их реконструкции.

Для повышения работоспособности и уменьшения утомляемости рекомендуется установить регламентированные перерывы, восстанавливающие работоспособность.

Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через 2 ч. после начала работы и через 1,5–2 ч. после перерыва на обед продолжительностью по 15 мин. каждый или через каждый час работы по 10 мин.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждой полке была карточка с перечнем содержимого папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Работников службы делопроизводства обеспечивают справочными материалами, в частности, инструкциями по ведению делопроизводства, нормативно-методическими документами, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с номерами телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью организации, картотеками и т. д.

Режим труда и отдыха работников, занятых работой по делопроизводству и обеспечению управления, устанавливают, в виде распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения самых сложных из них в первой половине дня, когда у работников наблюдается высокая стойкая работоспособность.

Продолжительность рабочего времени

Частью первой статьи 50 предусмотрена нормальная продолжительность рабочего времени работников, которая не может превышать 40 ч. в неделю.

Отметим, что предприятия, заключая коллективный договор, могут устанавливать меньшую норму продолжительности рабочего времени, чем указано в части первой статьи 50 КЗоТ. Устанавливая меньшую норму продолжительности рабочего времени, следует иметь в виду, что оплата труда тогда должна осуществляться по полной тарифной ставке, полному окладу.

В соответствии с частью первой статьи 51 КЗоТ сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

1) для работников в возрасте от 16 до 18 лет - 36 ч. в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) - 24 ч. в неделю.

Продолжительность рабочего времени учащихся, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половину максимальной продолжительности рабочего времени, предусмотренной в абзаце первом этого пункта для лиц соответствующего возраста;

2) для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, - не более 36 ч. в неделю.

Перечень производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели, утвержден постановлением Кабинета Министров Украины .

Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для некоторых категорий работников (учителей, врачей и др.).

Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств на предприятиях и в организациях для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Согласно статье 69 предприятие самостоятельно устанавливает для своих работников сокращенный рабочий день и другие льготы.

При расчете баланса рабочего времени следует иметь в виду, что согласно статье 53 КЗоТ накануне праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы работников, кроме работников, указанных в статье 51 КЗоТ, сокращается на один час как при 5-дневной, так и при 6-дневной рабочей неделе, а накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не может превышать 5 ч.

Согласно части третьей статьи 67 КЗоТ, если праздничный или нерабочий день (ст. 73 КЗоТ) совпадает с выходным днем, выходной день переносится на следующий после праздничного или нерабочего. Поэтому по графику 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье в 2014 году выходной день в воскресенье 20 апреля должен быть перенесен на понедельник 21 апреля, выходной день в субботу 28 июня должен быть перенесен на понедельник 30 июня, выходной день в воскресенье 24 августа - на понедельник 25 августа.

Как правило, с целью создания благоприятных условий для празднования, а также рационального использования рабочего времени распоряжениями Кабинета Министров Украины рекомендуется переносить рабочие дни для работников, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

В связи с тем, что указанное распоряжение имеет рекомендательный характер, решение о переносе рабочих дней принимает работодатель самостоятельно, издав приказ или другой распорядительный документ.

Принятое работодателем решение о переносе рабочих дней изменяет график работы предприятия и норму продолжительности рабочего времени в месяцах, в которых введен перенос рабочих дней. Поэтому все действия относительно предоставления отпусков, выхода на работу должны осуществляться по измененному в связи с переносом рабочих дней графику работы предприятия.

При этом следует иметь в виду, что в случае переноса рабочего дня, предшествующего праздничному или нерабочему дню, на другой выходной день, для сохранения баланса рабочего времени за год продолжительность работы в этот перенесенный рабочий день должна соответствовать продолжительности предпраздничного рабочего дня, как это предусмотрено статьей 53 КЗоТ.

Законодательством не установлена единая норма продолжительности рабочего времени в году. Эта норма может быть разной в зависимости от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии (5- или 6-дневная), какова продолжительность ежедневной работы, когда установлены выходные дни, и поэтому на предприятиях норму продолжительности рабочего времени в году определяют самостоятельно с соблюдением требований статей 50–53, 67 и 73 КЗоТ.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет органи­зация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной актив­ностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помеще­нии. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроиз­водства, большое внимание должно уделяться устройству и планиров­ке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нор­мам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функция­ми, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учиты­вать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного ра­ботника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, скане­ров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значитель­но изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быст­рой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, ра­ботающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хоро­шо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоро­стные копировальные и печатающие устройства.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомля­емости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.

Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светиль­ники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендует­ся поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.

Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной ру­ководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководи­теля или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно зна­чение, которое придаётся её оборудованию.

Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых под­разделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повы­шенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо разме­щать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудни­ков, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материа­лами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекоменду­емые для проходов:

Ширина прохода для одного человека - 60 см.

Для двух человек - 80 см.

Для трёх человек - 100 см.

Между столами - 55 см.

Между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см.

Между стеной и столом - 65 см.

Не желательно располагать экран дисплея напротив окон, а работа­ющему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учётом его функ­циональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руково­дителя или секретаря фирмы состоит из трёх зон: основная, где нахо­дится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регули­руемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спин­кой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного от­делов позвоночника.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быст­рый обзор дел, а рабочие столы регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам доку­ментов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фир­мами выпускается большое количество рациональных комплектов ме­бели для приёмной и офисных помещений.

Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор про­стейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручка­ми, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блок­нот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроиз­водства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выхо­дом на городскую сеть).

Если есть бюро (группа) машинописных работ, то она оснащается персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения блан­ков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техники может иметь переплётно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелеваль­ный аппарат и т.д.

При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.

Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосаблива­ется к внедрению автоматизированных технологий.

Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служеб­ного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее на­строение и значительно повышают производительность труда.

Подобные документы

Эргономика - наука о приспособлении орудий и условий труда к человеку. Особенности организации рабочего места инженера по стандартизации предприятия. Описание параметров рабочего помещения, его размерные характеристики. Связь эргономики и охраны труда.

курсовая работа , добавлен 16.01.2011


Соответствие организации рабочего места требованиям эргономики. Антропометрические параметры тела человека. Построение соматограммы рабочего места пользователя персональной ЭВМ. Рекомендации по улучшению эргономических показателей рабочего места.

контрольная работа , добавлен 25.02.2013


Выявление опасных и вредных производственных факторов, влияющих на организм рабочего при санитарно-гигиеническом анализе рабочего места машиниста башенного крана. Разработка средств индивидуальной и коллективной защиты. Расчет искусственного освещения.

курсовая работа , добавлен 04.06.2012


Устройство токарно-винторезного станка. Организация обслуживания рабочего места, способы и средства связи со службами обслуживания и управления. Пространственная организация рабочего места токаря. Требования к производственной безопасности и охране труда.

курсовая работа , добавлен 20.07.2012


Трудовые процессы: организация, цели и задачи. Принципы обслуживания рабочего места фрезеровщика. Проектирование трудового процесса и карт рабочего места. Обоснование экономической эффективности. Условия, необходимые для оптимальной организации процесса.

курсовая работа , добавлен 04.11.2013


Вредные факторы рабочего места, схема помещения. Анализ освещения и микроклимата в офисе. Правила пожарной безопасности. Источник электростатического поля в помещении, его влияние на состояние человека. Потенциальные вредные факторы в офисном помещении.

практическая работа , добавлен 13.06.2012


Понятие рабочего места. Оценка рабочего места маляра по условиям микроклимата, освещенности, шума. Аттестация рабочего места оператора электронно-вычислительных и вычислительных машин. Мероприятия по улучшению и оздоровлению условий труда в организации.

курсовая работа , добавлен 22.11.2013


Характеристика правил состояния рабочего места. Планировка помещения. Анализ наличия опасных и вредных факторов. Мероприятия по устранению или снижению их воздействия. Производственная гигиена и санитария. Пожарная безопасность с выбором средств защиты.

курсовая работа , добавлен 16.05.2011


Разработка мероприятий по улучшению условий труда и повышению уровня безопасности рабочего места столяра. Идентификация опасных и вредных производственных факторов исследуемого рабочего места. Определение общих мероприятий по улучшению условий труда.

курсовая работа , добавлен 28.05.2015


Выполнение эргономической оценки организации рабочего места оператора системы с точки зрения ее соответствия антропометрическим характеристикам человека методом соматограмм. Разработка рекомендаций по изменению соответствующих элементов рабочего места.

Казанцева А.К.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Колледж сферы услуг № 3»

olga 1-92@ mail . ru

В современных условиях развития экономики особое значение в работе управленческого аппарата приобретает организация рабочих мест сотрудников. Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов.

Необходимость создания автоматизированного рабочего места (АРМ) делопроизводителя вызвана:

Увеличением объёмов информации;

Повышением производительности труда за счёт интенсификации;

Совершенствованием форм и методов управления;

Сокращением времени на обработку информации;

Повышением эффективности работы.

АРМ - наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспе6чивает:

Простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

Компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

Высокую надежность.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно- вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Определенной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам главной ЭВМ и из внешней сети. Тогда несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключатся не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т. п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен.

Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

Список использованных источников:

1. Курьянов С. Простая автоматизация сложных процессов / С. Курьянов // Директор. – 2013. - № 11.

2. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования / О. Нельзина // Наука и техника. - 2012. - № 11.

Глава 2. Оснащение и оборудование рабочего места

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

· средства составления документов:

Пишущие машинки (ручные и электрические),

Диктофоны,

Средства копирования и размножения документов,

Ручки автоматические,

Карандаши;

· средства обработки и оформления документов:

Резальное,

Скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы,

Адресовальные и штемпельные устройства,

Машины для нанесения защитных покрытий;

· средства хранения и группировки документов:

Средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами),

Разного рода картотеки,

Специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент,

Машины для уничтожения ненужных документов;

· средства выполнения вычислительных операций:

Счетно-справочные линейки,

Микрокалькуляторы разных видов,

Механические вычислительные машины, ПЭВМ;

· средства обеспечения оперативной связи:

Телефонная связь,

Радиосвязь,

Директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно,

Концентраторы,

Автоответчики,

Двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

· специальная служебная мебель:

Мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично. Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

В состав рабочего места обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы. Желательно оснастить рабочее место специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

В состав рабочего места должны входить три зоны:

Основная - стол с приставками;

Вспомогательная - комбинированные шкафы;

Обслуживания посетителей.

Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12-16кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки.

Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме. Именно поэтому специалист не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п. В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду. Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер. Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию. Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые.

2.1 Расстояние до экрана монитора

Сядьте так, чтобы монитор был на расстоянии 60-70 сантиметров от глаз (расстояние вытянутой руки). Неправильное расстояние увеличивает нагрузку на глаза. Чтобы глаза отдыхали, переводите взгляд с экрана на что-нибудь еще несколько раз в час. Например, посмотрите полминуты в окно. Дайте глазам расслабиться. Не забывайте иногда стирать пыль с экрана.

Безопасность технологического процесса и оборудования на рабочем месте электросварщика ручной сварки ОАО "Ижевский машзавод"

Рабочим местом электросварщика является закрепленный за рабочим или бригадой участок производственной площади, оснащенной в соответствии с требованиями осуществляемого технологического процесса определенным оборудованием, инструментом...

Безопасность труда на рабочем месте бухгалтера

рабочее место бухгалтер труд охрана Большое значение имеет характер работы. В частности, при организации рабочего места бухгалтера должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования...

Компоновка рабочего места сверловщика

Трудовая активность человека во многом определяется условиями, в которых он работает. К ним, прежде всего, относятся рабочее пространство и рабочее место. Под рабочим пространством понимается некоторый объем...

Компьютер и безопасность

Рациональное освещение рабочего места является одним из важнейших факторов, влияющих на эффективность трудовой деятельности человека, предупреждающих травматизм и профессиональные заболевания...

Компьютер и безопасность

1. Приступая к работе на компьютере, необходимо осмотреть рабочее место и убедиться в отсутствии видимых повреждений оборудования. 2. Монитор должен быть установлен прямо перед пользователем, на расстоянии 60-70 см...

Микроклимат производственных помещений

Производственные процессы и отдельные операции, сопровождающиеся образованием и выделением конвекционного и лучистого тепла, должны быть автоматизированы или обеспечены устройствами дистанционного наблюдения...

Организация рабочего места токаря

Конструкция и расположение средств освещения должны обеспечивать освещение поверхности...

Основные производственные опасные и вредные факторы, воздействующие на программиста

Работа программиста происходит в помещениях, поэтому освещение в них должно приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Требования к освещенности в помещениях, где установлены компьютеры...

Рабочее место на предприятии: планировка, оснащение и аттестация

Оснащение рабочего места - это система укомплектования рабочего места основным и вспомогательным оборудованием, технологической и организационной оснасткой в количестве...

Система охраны труда на предприятии

ОАО «Минский подшипниковый завод» является предприятием металлурго - машиностроительного комплекса Республики Беларусь...

Современные требования к охране труда в России на примере УПФР в Сланцевском районе

Учреждение ПФР в Сланцевском районе расположено в отдельном здании. Размеры помещений регламентируются нормативными требованиями, возможностями строительной индустрии, соответствуют санитарно-гигиеническим требованиям...

Улучшение условий труда слесаря по сборке металлоконструкций

Анализ рабочего места слесаря по сборке металлоконструкций включает в себя анализ безопасности рабочего места, анализ безопасности условий труда и гигиеническую оценку условий труда...

Условие труда. Чрезвычайные ситуации техногенного характера. Устойчивость функционирования объектов экономики

Рабочее место - основной элемент системы управления персоналом. Рабочее место - место постоянного или временного пребывания работающих в процессе трудовой деятельности. Рабочее место можно рассматривать с двух точек зрения: 1...

Эргономические требования к организации рабочего места инженера по стандартизации

Стены помещения могут быть желтого цвета с красно-зелеными вкраплениями. Желтый и красный цвета - это теплые цвета, вызывающие психологическое ощущение тепла, производящие оживляющее впечатление. Это активные цвета, динамические...