Лист ознакомления с нормативными документами. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

1. Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
2. С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
2. Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) поможет самостоятельно разработать и заполнить этот необходимый документ. Подробнее о его структуре и порядке заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.

Обязательно ли работодателю составлять лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В ч. 3 ст. 68 ТК РФ указано, что работодатель при заключении трудового договора с новым сотрудником обязан ознакомить его со следующими ЛНА:

Кроме того, в обязанности работодателя, согласно абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК, входит ознакомление сотрудников под подпись с принимаемыми ЛНА, которые самым прямым образом связаны с их трудовой деятельностью.

Всё это указывает на то, что работодатель, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, должен накапливать и хранить сведения об ознакомлении сотрудников с указанными выше ЛНА.

Форма листа ознакомления с ЛНА

Сбор, систематизация и хранение информации об ознакомлении всех сотрудников с ЛНА может вестись при помощи специального регистра. Оптимальной формой для такого регистра будет являться бланк, называемый листом ознакомления с ЛНА.

На практике различают 2 разновидности формы этого документа:

• Персональный листок, который оформляется индивидуально для каждого сотрудника. В нем перечисляются обязательные для ознакомления ЛНА, ставятся дата и подпись сотрудника. Эти листки, как правило, сшиваются вместе с трудовым договором в виде приложения.
• Отдельный внутренний документ, который подписывают все сотрудники и в котором перечислены все изданные на предприятии ЛНА. Такой лист ознакомления с ЛНА имеет более сложную структуру — предполагается наличие граф для указания структурных подразделений и должностей сотрудников. В соответствии со спецификой выполняемой отдельными группами сотрудников трудовой деятельности им будет предлагаться подписаться в ознакомлении лишь с теми ЛНА, которые имеют к ним прямое отношение.

Где найти образец листа ознакомления с ЛНА?

Будет полезно ознакомиться с образцом такого внутреннего документа, чтобы было проще разработать собственный для своего предприятия. Предлагаем форму наиболее востребованного бланка листа ознакомления, разрабатываемого для каждого сотрудника в индивидуальном порядке:

№ по порядку		Фактическое ознакомление с ЛНА
	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Заря» (утв. приказом от 11.10.2016 № 11)		Семенович
	Положение об оплате труда ООО «Заря» (утв. приказом от 11.10.2016 № 14)		Семенович
	Положение о защите персональных данных ООО «Заря» (утв. приказом от 12.10.2016 № 15)		Семенович
	Положение о системе премирования на ООО «Заря» (утв. приказом от 10.11.2016 № 21)		Семенович
	Инструкция по охране труда (утв. приказом от 10.11.2016 № 19)		Семенович

Не знаете свои права?

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

ФАЙЛЫ

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

• о назначении на должность;
• и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом .

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре , на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Почему лист ознакомления с локальными нормативными актами считается приложением к трудовому договору, если с ним работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора? Можно ли оформить ознакомление работника со всеми локальными актами предприятия в одном отдельном документе- "лист ознакомления"?

Ответ

Ответ на вопрос:

Вы можете оформить ознакомление работника со всеми локальными актами предприятия в отдельном журнале, либо оформить лист ознакомления к каждому локальному акту. Третий вариант – включить фразу о том, что сотрудник ознакомлен с локальными актами непосредственно в трудовом договор, до его подписания сторонами.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Это определено ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Конкретный способ ознакомления каждая организация определяет самостоятельно. Причем для разных ситуаций и документов можно использовать разные способы. Здесь главное, чтобы у работодателя оставалось документальное подтверждение, что сотрудник ознакомлен с определенным локальным актом, с датой такого ознакомления.

Способ 1. Оформить лист ознакомления к каждому локальному акту, где сотрудники будут ставить даты ознакомления и свои подписи. Образец Вы можете посмотреть в Подробном ответе.

Способ 2. Завести общий журнал ознакомления с локальными актами организации, в котором сотрудники будут ставить даты и подписи по мере ознакомления с необходимыми документами. Такой способ подойдет, если в организации не слишком много локальных актов. Образец Вы можете посмотреть в Подробном ответе.

Способ 3. С локальными актами сотрудников, как правило, знакомят при приеме на работу, а в дальнейшем – при изменении условий труда. Поэтому еще один способ: включать непосредственно в текст трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору фразу о том, что сотрудник ознакомлен с определенным перечнем локальных документов. Такая фраза должна быть указана до того, как сотрудник ставит окончательную подпись, которая подтверждает ознакомление с самим договором или соглашением к нему.

Таким образом, работодатель обязан ознакомить работника с соответствующими локальными нормативными актами, до того, как будет подписан трудовой договор. Факт ознакомления работника с таким локальным нормативным актом может быть проверен в судебном порядке (Определение Конституционного Суда РФ от 20 марта 2007 г. № 217-О-О).

Поэтому, работодателю необходимо быть готовым подтвердить документально, факт ознакомления работника с локальными актами до подписания трудового договора. Тем не менее, указывать конкретное время ознакомления с ЛНА представляется нецелесообразным. Подтверждением ознакомления работника с ЛНА, может быть его подпись в трудовом договоре. Поэтому, если в трудовом договоре будет прописано, что работник ознакомлен с ЛНА до его заключения, то это будет надлежащим подтверждением. Так как, подписывая трудовой договор, работник подтверждает все указанные в нём утверждения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формы:

Лист ознакомления сотрудников ЗАО «Альфа»
с Положением о работе с персональными данными сотрудников

№ п/п	Ф.И.О.	Структурное подразделение, должность	Дата ознакомления	Подпись
1	Е.В. Иванова	Административный отдел, секретарь	10.01.2014	Иванова
2	В.Н. Зайцева	Бухгалтерия, бухгалтер	10.01.2014	Зайцева
...	...	...	...	...

Журнал учета

ознакомления с локальными нормативными актами организации

Том __________________________

Начат «____» _________ 20___ г.

Окончен «____» _________ 20___ г.

Всего ____ (_____________) листов.

Срок хранения __________________

Хранить до «___» _________ 20___ г.

КСС «Система Кадры»

1kadry.ru

Уважаемые коллеги!

Для удобства ведения кадрового делопроизводства мы предлагаем вам Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации, готовый к использованию. Вам осталось только прошить журнал, сделать заверительную надпись, по образцу представленному ниже, и поставить печать.

Краткая информация о журнале:

Обязанность ведения: не предусмотрена.

Форма : произвольная, поэтому специально для вас мы предусмотрели пустую графу, возможно, вам она будет необходима.

Чем поможет: структурировать и облегчить процесс ознакомления работника с локальными нормативными актами работодателя.

Кто заполняет: специалист кадровой службы или иное ответственное лицо, назначенное приказом руководителя организации (секретарь, бухгалтер).

Образец заполнения:

№ п/п	Фамилия, имя отчество работника	Должность (профессия, специальность) работника	Структурное подразде ление	Локальные нормативные акты (наименования)						Для вашей записи
				Правила внутреннего трудового распорядка Подпись работник Дата ознакомления	Положе ние об охране труда Подпись работник Дата ознакомления	Положение о работе с персональными данными Подпись работника. Дата ознакомления	Положе ние о коммерческой тайне Подпись работника Дата ознакомления	Положе ние об оплате труда и премировании Подпись работника Дата ознакомления	Положе ние об изменении норм труда Подпись работника Дата ознакомления
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Ольгина Софья Николаевна	Бухгалтер	Бухгалте рия	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина

Скачать журнал в электронном виде можно на сайте: www.1kadry.ru

Пожелания и предложения к форме журнала присылайте по адресу: [email protected]

С уважением и пожеланием комфортной работы, редакция КСС «Система Кадры»

Ответственные за ведение журнала

Период ведения		Фамилия, имя, отчество ответственного лица	Должность	Действует на основании приказа (распоряжения)	Подпись ответственного лица
с	по
1	2	3	4	5	6

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Журавлева,

Чтобы правильно оформить приказ об ознакомлении сотрудников с локальными нормативными актами, необходимо учесть множество нюансов. Причём важен не столько сам документ, сколько организация следующих за ним действий. Именно на них мы подробно остановимся в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• зачем проводить ознакомление с локальными нормативными актами;
• как проводить ознакомление с локальными нормативными актами;
• когда проводить ознакомление с локальными нормативными актами;
• особенности контроля исполнения приказа об ознакомлении с локальными нормативными актами.

Зачем проводить ознакомление с локальными нормативными актами?

Кроме утверждения и согласования с представительным органом сотрудников, действующее законодательство требует ознакомление с локальными нормативными актами (далее – ЛНА) под личную подпись работников. Правило действует в случаях, касающихся выпуска постановлений для повышения эффективности работы предприятия.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Когда сотрудники не ознакомлены с ЛНА, доказать нарушения с их стороны в спорной ситуации крайне сложно. Работника практически нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. Как и подвергнуть взысканию. С работодателями дело обстоит с точностью до наоборот. Если предприятие не ознакомит сотрудников с ЛНА, судебные органы расценят такие действия как нарушение ТК РФ. Организация рискует получить крупный штраф.

Как проводить ознакомление с локальными нормативными актами?

Существует 2 способа ознакомления с локальными нормативными актами. Первый заключается в ознакомлении сотрудников с соответствующими постановлениями через другие документы. К примеру, расписки, специальные журналы или трудовые договора.

В перечисленной документации указывается, что сотрудник ознакомлен с ЛНА . Работник проставляет дату и личную подпись. Подобное ознакомление принято считать косвенным. Акт существует отдельно. Подпись ставится не в нём, а совсем другой документации. Проверки косвенный способ ознакомления с ЛНА проходит быстро. Контролирующие органы не выдвигают никаких претензий предприятию. Зато при обращении в суд у сотрудника есть шансы разрешить спорную ситуацию в свою пользу.

Как вариант, работник может указать, что содержание ЛНА, с которым он в своё время ознакомился, существенно отличается от текущего. Работодатель ссылается на совершенно иной документ. Предприятию придётся доказывать, что оно не совершало противоправных действий.

Второй вариант считается более безопасным и заключается в прямом ознакомлении. Данный способ предполагает, что ЛНА и лист ознакомления сшиваются вместе и содержат общую нумерацию страниц. Скажем, в правилах внутреннего распорядка организации прошито и пронумеровано 300 листов. Из них 100 – ознакомления.

После ознакомления сотрудников с ЛНА результирующий сборник документации заверяется печатью и подписью ответственного лица. При необходимости единый документ предоставляется в судебный орган. Доказывать отсутствие факта знакомства работника с конкретным актом не надо.

Когда проводить ознакомление с локальными нормативными актами?

Согласно статье 68 ТК РФ, сотрудника следует ознакомить с ЛНА до заключения трудового договора. Для этого рядом с ФИО сотрудника ставится дата ознакомления с ЛНА. Иногда есть смысл указать время в часах и минутах. Особенно если ознакомление с актами проводится в день подписания трудового соглашения.

В связи с многочисленными требованиями законодательства на некоторых предприятиях ознакомление с локальными нормативными актами иногда доходит до абсурда. Например, на работу принимается сотрудник, который не будет ездить в командировки. Но работник зачем-то изучает положения о служебных поездках. Как и знакомится со штатным расписанием, хотя это не предусмотрено коллективным договором.

Если вы не хотите максимально усложнить ознакомление с ЛНА на вашем предприятии, руководствуйтесь здравым смыслом. Правда, не забывайте, что есть главный акт, с которым вы обязаны познакомить каждого сотрудника, прежде чем он подпишет договор. Речь идёт о внутреннем трудовом распорядке.

Каждый приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами следует рассматривать как общее распоряжение для ответственных лиц. Важнее проконтролировать его исполнение. В этом отлично поможет специализированный журнал в табличном виде, куда вносятся следующие данные:

• Номер ЛНА.
• ФИО сотрудника.
• Должность работника.
• Отдел.
• Отметка об ознакомлении – дата + подпись.